Het leven is tekort om je druk te moeten maken om de kleine dingetjes. Geniet van de leuke dingen. Je wilt bijvoorbeeld niet graag je tijd moeten besteden aan een grote klus als de financiële administratie. Als ondernemer ben je veel liever bezig met de kernactiviteiten van je organisatie. Dan heb je geen tijd voor een klus zo groot en ingewikkeld als de financiële administratie. Deze neemt veel tijd in beslag en zou daarom goed uitbesteed kunnen worden.
Maar ook veel van je tijd verlies je niet alleen door de grote klussen als de administratie maar juist door de kleine onderbrekingen. Veel van die onderbrekingen zij natuurlijk niet voor niets. Deze taken zijn niet belangrijk, maar wel dringend. Je hebt eigenlijk geen keuze. Maar deze leiden je wel ontzettend vaak af en houden je af van je andere werk. Denk eens aan het beantwoorden van mailtjes of de telefoon.
Afgeleid worden is natuurlijk vreselijk, maar je kan je ook niet veroorloven om een keertje de telefoon niet op te nemen. Wanneer je in een vergadering zit dan kan je aandacht niet opeens verschuiven naar een telefoontje, ook al is het misschien een klant die belt.
De smartphone heeft veel mogelijk gemaakt. Je kunt er ontzettend veel mee. Je kunt bijvoorbeeld ook een afspraak maken via het gebruik van het internet bij de online website van de organisatie. Maar het blijkt dat voor het maken van afspraken rond de 70% van de bellers nog het liefste telefonisch een afspraak maken.
Als organisatie wil je voor elke gebruiker de beste service kunnen bieden. Als een gebruiker dan graag telefonisch een afspraak maakt dan zal dat geregeld moeten worden. Een manier om klanten altijd een oor te kunnen bieden is het inzetten van een telefoonservice. De antwoordservice zal dan elke telefoon kunnen beantwoorden die u zelf niet kunt beantwoorden. Zo kan de bel grage klant toch geholpen worden.